Schreiben in Papierform sind grundsätzlich zu unterschreiben.

Bei einer Unterschrift ist der Name der/des abschließend
Zeichnenden lesbar unter die Unterschrift zu setzen.

Es unterschreibt die/der Zeichnungsberechtigte. Bei zu unterschreibenden
Reinschriften soll in der Regel kein Dienstsiegel angebracht werden.

(2)

An die Stelle der Unterschrift kann die Beglaubigung treten. Dies gilt nicht bei

– Schreiben, bei denen nach Art oder Inhalt eine Unterschrift geboten ist;

– Urkunden, Verträgen und sonstigen Schreiben, die zu
ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Unterschrift bedürfen;

– Schreiben auf Grund des Geschäftsgangsvermerks „zU”.

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Beglaubigt wird, indem der Name derer/dessen, die/der die Verfügung
abschließend gezeichnet hat, unter das Schreiben gesetzt und hinzugefügt wird:

Beglaubigt

Unterschrift

Anstelle des Wortes „Beglaubigt“ ist das Wort „Bestätigt“ zu verwenden.

Quelle : Geschäftsordnung für die Finanzämter (FAGO) – Punkt 3.4.5

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Behörden-Unart: Anschreiben ohne Unterschrift

Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist daher ohne Unterschrift gültig. Wer diesen Satz auf einem Schreiben irgendeiner Behörde schon einmal zur Kenntnis genommen hat, wird sich die Frage gestellt haben: Dürfen die das überhaupt, und welche Konsequenzen hat das?

In der Regel war es das denn auch schon, ohne sich weitere Gedanken darüber zu machen. Handelt es sich aber um Steuerbescheide oder Geldforderungen anderer Art, sollte man überlegen, wen man denn verklagen kann, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, sich niemand für ein derartiges Schreiben verantwortlich zeigt. Etwa die EDV der Behörde?

Was die Erhebung von Steuern angeht, sollte man wissen, dass in Bezug auf deren Rechtmäßigkeit etliche Klagen beim ICC (Internationaler Strafgerichtshof) eingereicht wurden, die noch zur Entscheidung anstehen, weil die bundesdeutsche Abgabenordnung nach Meinung der Kläger gegen das Zitier Gebot des Grundgesetzes verstößt. Sollte der ICC im Sinne der Kläger entscheiden, wären große Teile der Abgabenordnung verfassungswidrig! Hinzu kommt, dass die Staatshaftung bereits im Jahre 1982 abgeschafft wurde und demnach die Bediensteten nach BGB§839 und BGB§823 persönlich für ihr tun haften. Man könnte also auf den Gedanken kommen, dass hier versucht wird, sich aus der Verantwortung zu stehlen, was allerdings das Wissen der Bediensteten um die wahren Hintergründe voraussetzt.

Sie werden sich fragen: Wo steht denn geschrieben, dass eine Unterschrift und damit die Verantwortung des Unterzeichners dringend erforderlich ist? Schauen wir dazu einmal ins BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) als hochrangiges Recht, hier ist zu lesen:

§ 126
Schriftform

(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

Die Frage, ob Schriftform vorgeschrieben ist, stellt sich nicht mehr, sobald man ein Schriftstück in Händen hält. Auch bezüglich eines Schriftstückes in elektronischer Form schreibt das BGB eine qualifizierte elektronische Signatur vor:
§ 126a
Elektronische Form

(1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.

Wird den hier dargestellten gesetzlichen Vorschriften nicht Genüge getan, hat man es mit einem Formmangel zu tun, der Nichtigkeit zur Folge hat, auch hier spricht das BGB eine deutliche Sprache:
§ 125
Nichtigkeit wegen Formmangels

Ein Rechtsgeschäft, welches der durch Gesetz vorgeschriebenen Form ermangelt, ist nichtig. Der Mangel der durch Rechtsgeschäft bestimmten Form hat im Zweifel gleichfalls Nichtigkeit zur Folge.

Im VwVfG (Verwaltungsverfahrensgesetz) findet man hierzu in §37 Abs.3 folgendes:

(2) Ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt muss die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten. Wird für einen Verwaltungsakt, für den durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet ist, die elektronische Form verwendet, muss auch das der Signatur zugrunde liegende qualifizierte Zertifikat oder ein zugehöriges qualifiziertes Attributzertifikat die erlassende Behörde erkennen lassen.

Durch den Abs.5 desselben Gesetzes entzieht sich der Absender seiner persönlichen Verantwortung, hier heißt es nämlich:

(5) Bei einem schriftlichen Verwaltungsakt, der mit Hilfe automatischer Einrichtungen erlassen wird, können abweichend von Absatz 3 Unterschrift und Namenswiedergabe fehlen. Zur Inhaltsangabe können Schlüsselzeichen verwendet werden, wenn derjenige, für den der Verwaltungsakt bestimmt ist oder der von ihm betroffen wird, auf Grund der dazu gegebenen Erläuterungen den Inhalt des Verwaltungsaktes eindeutig erkennen kann.

Somit kollidiert Abs.5 des VwVfG mit dem BGB, das jedoch ranghöheres Recht darstellt. Es sei jedem empfohlen, amtliche Schreiben oder Steuerbescheide und sonstige Zahlungsaufforderungen sich vom zuständigen Amtsleiter unterschreiben zu lassen, um evtl. spätere Ansprüche geltend machen zu können, notfalls durch einen Antrag, der an die ausstellende Behörde zu richten ist. Es könnte durchaus sein, dass die Klagen beim ICC erfolgreich sein werden.